Mit der E-Mail-Signatur für Aufmerksamkeit sorgen

Die E-Mail-Signatur ist wichtiger Bestandteil einer jeden E-Mail. Insbesondere für geschäftliche E-Mails sind die Signaturen unverzichtbar, denn die Informationspflichten wurden noch einmal deutlich verschärft. Die E-Mail-Signatur als solches ist aber nicht zu verwechseln mit der elektronischen Signatur, die den Beweis dafür liefert, dass eine E-Mail vom Absender direkt zum Empfänger gelangt ist und auf dem Weg nicht manipuliert wurde.

Inhalte der E-Mail-Signatur

Die rechtlichen Grundlagen an eine E-Mail-Signatur sind deutlich. So müssen zumindest Angaben zur

• Firmenbezeichnung
• Rechtsform
• Anschrift und
• Handelsregisternummer

enthalten sein. Darüber hinaus bietet es sich jedoch an, zusätzliche Informationen bereit zu stellen. Die wichtigsten Kontaktinformationen sollten also ebenfalls nicht fehlen. Dazu zählen

• Name des Absenders
• Funktion / Abteilung des Absenders
• Telefon- und Faxnummer des Absenders
• E-Mail-Adresse des Absenders
• Web-Adresse des Unternehmens
• Instant-Messaging-Daten des Absenders
• Links auf Profile in sozialen Netzwerken

Eine E-Mail-Adresse in der Signatur der ausgehenden E-Mails anzugeben, erscheint auf den ersten Blick nicht zwingend nötig. Schließlich ist der Antwort-Button in nahezu jedem Mail-Programm enthalten. Da aber E-Mails vielfach zitiert oder weitergeleitet werden, können auch die weiteren Empfänger problemlos die E-Mail beantworten.

Zusätzlich geben viele Unternehmen ihre UST-ID mit an, sowie die verschiedenen Kontaktdaten für Instant-Messaging-Profile. Dies ist insbesondere in internetbasierten Unternehmen wichtig und sinnvoll, bei herkömmlichen Firmen gewinnen diese Angaben aber ebenfalls an Bedeutung.

Beim Anlegen der eigenen E-Mail-Signatur sollte man sich stets die Frage stellen, welche Angaben wirklich wichtig sind. Eine schnelle Kontaktaufnahme durch die Adressaten wird durch eine übersichtliche Signatur auf jeden Fall erleichtert und kann somit den Unternehmenserfolg deutlich verbessern.

Disclaimer in der Signatur

Vielfach werden heute auch Disclaimer in den E-Mail-Signaturen eingesetzt. Sie sind oft sehr lang und sagen im Grunde genommen nichts anderes aus, als dass die E-Mail vertrauliche Daten enthält. Diese sind ausschließlich für den Adressaten bestimmt und dürfen von Unbefugten nicht zur Kenntnis genommen werden. Die Disclaimer enden in der Regel mit der Aufforderung, den Absender über den Irrläufer zu informieren, die vertraulichen Daten nicht zur Kenntnis zu nehmen und die E-Mail zu löschen.

Rein rechtlich bringt ein solcher Disclaimer allerdings nichts. Zum Einen wird er am Ende der E-Mail dargestellt, also wenn die Inhalte bereits zur Kenntnis genommen wurden. Zum Anderen gehen Juristen davon aus, dass vertrauliche Daten ohnehin nicht via einfacher E-Mail verschickt werden sollten. Viele der Disclaimer schrecken potenzielle Kunden sogar ab, weshalb auf diese nach Möglichkeit verzichtet werden sollte.

Die E-Mail-Signatur übersichtlich gestalten

Wichtig für eine aussagekräftige E-Mail-Signatur ist natürlich eine übersichtliche Gliederung. Je nach verwendetem Mail-Programm kann eine Signatur schnell zerrissen werden. Deshalb sollte diese bereits von Hause aus so angelegt werden, dass sie nicht mehr als 70 Zeichen, besser noch 60 bis 65 Zeichen pro Zeile enthält. Andernfalls wird sie schnell falsch beim Adressaten angezeigt, jegliche Übersicht geht verloren.

Sinnvoll sind auch weiterhin Signatur-Trenner, die in der Regel aus „--„ bestehen. Sie sorgen dafür, dass Adressaten wissen, dass die eigentliche E-Mail nun zu Ende ist. Diese Trenner stehen für professionelle E-Mails und sollten deshalb nicht einfach weggelassen werden.

E-Mail-Signatur für Werbebotschaften

Da ohnehin an jede E-Mail eine Signatur angehängt werden sollte, kann diese auch noch um dezente, nicht aufdringlich wirkende Werbebotschaften erweitert werden. Dazu zählen etwa Verweise auf aktuelle Sonderaktionen, Rabatte oder neue Produkte. Wichtig ist, dass hier kein Roman verfasst wird, denn dieser wird mit Sicherheit nicht gelesen. Ein kurzer Anreißertext, der neugierig macht, sowie ein Link zu einer Webseite, auf der interessierte Kunden und Geschäftspartner nähere Informationen erhalten, ist sinnvoller.

Moderne E-Mail-Programme unterstützen die Anzeige von Hyperlinks, so dass sie auch beim Empfänger einfach anklickbar werden. Dabei sollten die Vorzeichen, wie „http://“ aber immer mit angegeben werden, da ein einfaches „www“ oft nicht von allen Programmen zum Hyperlink umformatiert wird.

Mit diesen kleinen Werbebotschaften, die sich täglich, wöchentlich oder monatlich mit wenig Aufwand ändern lassen, können Unternehmen ein Medium für ihre Werbung nutzen, das viel zu oft ungenutzt bleibt. Damit werden mit dieser Variante unzählige Kunden, Geschäftspartner und Co. angesprochen. Durch die Weiterleitung von E-Mails wird die Werbebotschaft sogar einer noch größeren Zielgruppe zur Verfügung gestellt. Der Erfolg wird sich dauerhaft bemerkbar machen.

Signaturen überprüfen

Bevor die E-Mail-Signaturen jedoch dauerhaft eingesetzt werden, sollten sie noch einmal überprüft werden. Konkret heißt das, dass Tipp- oder Rechtschreibfehler nicht vorhanden sein dürfen. Sind sie es doch, wirkt das unprofessionell und wirft kein gutes Licht auf das absendende Unternehmen. Am besten versendet man deshalb eine E-Mail an sich selbst.

So kann man nicht nur die Rechtschreibung überprüfen, sondern ebenfalls die Darstellung der Signatur kontrollieren. Wird sie zerrissen, über mehr Zeilen, als beabsichtigt dargestellt oder werden unterschiedliche Schriftarten verwendet, kann dies jetzt noch schnell behoben werden.

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